Tin tức sự kiện 10 Tháng Bảy 2013 2:30:00 CH

Báo cáo tham luận: Phòng Quản lý đô thị Quận

Về quá trình sử dụng và hiệu quả vận hành phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đơn vị.

 Kính thưa:

- Các đồng chí lãnh đạo,

- Cùng toàn thể Hội nghị!

- Được sự phân công của Ủy ban nhân dân quận 2 tại Kế hoạch số 149/KH-UBND ngày 05/6/2013, phòng Quản lý đô thị xin trình bày phần tham luận về việc vận hành phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đơn vị.

I. Đặc điểm tình hình:

            Phòng Quản lý đô thị luôn xem công tác cải cách hành chính là một nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động của Phòng. Hàng năm, phòng Quản lý đô thị tiếp nhận lượng văn bản đến tương đối lớn để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng Quản lý đô thị, trong năm 2010, phòng Quản lý đô thị tiếp nhận khoảng 5.567 văn bản đến, năm 2011 tiếp nhận khoảng 5.654 văn bản, trong đó số lượng văn bản có bút phê chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân quận chỉ đạo chiếm khoảng 50% số lượng văn bản đến của Phòng.

Thực hiện Chương trình số 16-CTr/QU ngày 06/9/2011 của Quận ủy về nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành, quản lý nhà nước trên địa bàn quận. Lãnh đạo phòng Quản lý đô thị đã đề ra một số giải pháp cấp bách để triển khai và chỉ đạo toàn thể cán bộ công chức phòng Quản lý đô thị như sau:

II. Công tác triển khai thực hiện:

1. Công tác triển khai tập huấn và công tác chỉ đạo của phòng trong việc sử dụng phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc:

Để nâng cao được ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức trong việc sử dụng phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc, Lãnh đạo phòng Quản lý đô thị đã chỉ đạo 100% cán bộ công chức tham dự lớp tập huấn phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc do Ủy ban nhân dân quận tổ chức. Trong giai đoạn thử nghiệm vận hành phần mềm các cán bộ, công chức phòng Quản lý đô thị luôn hợp tác, hỗ trợ nhau và báo cáo những khó khăn, vướng mắc trong việc sử dụng phần mềm cho Ủy ban nhân dân quận để kiến nghị sở Thông tin và Truyền Thông chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình thực tế của phòng Quản lý đô thị để đạt hiệu quả tốt nhất.

Đồng thời, Lãnh đạo phòng Quản lý đô thị đã chỉ đạo bộ phận văn thư của phòng từ hạn chế đến ngưng phát hành các văn bản giấy cho toàn thể cán bộ công chức của phòng để các cán bộ công chức nhanh chóng làm quen với các nội dung chỉ đạo thông qua phần mềm quản lý văn bản cũng như nhanh chóng nắm bắt thao tác xử lý công việc trên phần mềm văn bản. Bên cạnh đó, Phòng đã tự trang bị một máy scan để phục vụ cho công tác xử lý phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc.

Trong các cuộc họp giao ban hàng tháng với các cán bộ công chức của Phòng, Lãnh đạo phòng thường xuyên nhắc nhở các cán bộ công chức theo dõi và thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận trên phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc.

2. Kết quả thực hiện và hiệu quả ứng dụng:

          - Từ khi vận hành phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc đến nay: phòng Quản lý đô thị tiếp nhận và cập nhật: 8.919 văn bản đến và trình ký Ủy ban nhân dân quận 3.775 văn bản đi, đã theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân quận và Lãnh đạo phòng và đạt được những kết quả như sau:

- Cán bộ văn thư của Phòng đã tiết kiệm được thời gian nhập dữ liệu và photo văn bản đến cho các cán bộ thụ lý so với cách truyền thống vẫn làm trước đây, tất cả các văn bản đến của Phòng nhận trực tiếp từ các đơn vị đều được đưa vào máy scan, cập nhật lên phầm mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc của phòng Quản lý đô thị.

- Cán bộ công chức của phòng dễ dàng truy cập và tìm kiếm các văn bản của Lãnh đạo phòng chỉ đạo thực hiện, không còn tình trạng để lạc mất các văn bản như trước đây.

- Lãnh đạo phòng có thể kiểm tra, theo dõi việc xử lý và thực hiện các văn bản của từng chuyên viên bất kỳ lúc nào.

- Đã giảm một cách cơ bản số lượng văn bản giấy tờ hành chính lớn trong hoạt động hành chính, góp phần xây dựng công tác cải cách hành chính trên địa bàn quận ngày càng đạt hiệu quả cao.

3. Về mặt hạn chế:

- Đường truyền dữ liệu của phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc trong việc tải dữ liệu còn chậm, có những văn bản chuyên viên thụ lý hồ sơ phải chờ hơn một phút mới tải được văn bản mình cần xử lý gây mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện.

- Đôi khi có những tài liệu gửi kèm theo văn bản chỉ đạo theo đường photo giấy, phòng Quản lý đô thị thường nhận trễ hơn 02 ngày so với ngày văn bản đã được tải trên phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc.

4. Đề xuất:

          - Nâng cấp đường truyền dữ liệu của phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc để các cán bộ công chức tải dữ liệu văn bản nhanh hơn.

          - Tiếp tục phối hợp với tổ Cải cách hành chính của quận để khắc phục những lỗi trên phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc để đạt hiệu quả một cách tốt nhất.

          Trên đây là phần tham luận của phòng Quản lý đô thị về quá trình sử dụng và hiệu quả vận hành phần mềm Quản lý Văn bản – Hồ sơ công việc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đơn vị.

Kính chúc Hội nghị thành công tốt đẹp./.


Số lượt người xem: 3917    

TIN MỚI HƠN

TIN ĐÃ ĐƯA

Xem tiếp
Xem theo ngày Xem theo ngày

  • Thành phố Hồ Chí Minh
  • KT-XH 9 thang 2014
  • Tuyên truyền tiết kiệm điện P.2
  • Tuyên truyền tiết kiệm điện P.1
  • Gương học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh
  • Quận 2: Chuyển biến trong công tác giải quyết đơn thu khiếu nại của người dân
  • Đảng bộ Quận 2 với chương trình "Vì dân phục vụ"
  • Bước chuyển mới trong việc xây dựng Chính quyền điện tử
  • Chuyện về vùng đất mới quận 2
  • Khai mạc hội xuân chợ hoa tết Quý Tỵ 2013
  • Hội xuân Quý Tỵ 2013-Quận đoàn
  • Hội thi nấu bánh tét xuân Quý Tỵ 2013
  • Bắn pháo hoa dịp tết Quý Tỵ 2013
  • KỶ NIỆM 15 NĂM THÀNH LẬP QUẬN 2 - P.2
  • KỶ NIỆM 15 NĂM THÀNH LẬP QUẬN 2 - P.1
Tìm kiếm